効果的なメールを作る2つのコツ

リアクションを想定したメールを送ろう

 

メールは簡素で要件がまとまったものが良いに決まっています。先日長めのメールが届きましたが、要約すると1〜2時間程度時間をつくって欲しいという内容でした。
これだけの内容を伝えるだけに要点がまとまってなくてストレスを感じました。

 

取引先、社内、関係会社関係なく長く何を言いたいのかわからないメールは印象を悪くします。メールは簡素に相手に取ってもらいたいアクションを導くようにしましょう。

 

効果的なメールを作るコツ

効果的なメール
  • メールは簡素に
  • リアクションの導線を引こう

 

メールは簡素に

新人社員研修などでメールの書き方講習などを社内でやられていると思いますが、ほぼ定型文章で最初に挨拶など意味ない会話を入れる様に教育されると思いますが、まずこれは忘れてください。

 

とにかく簡素に作ることです。何を言ってるのか分からないメールが非常に多いです。自分が伝えたいことに重点を置いて作成するメールを心掛けた方が良いです。

 

50文字程度にまとめられる様にするのが理想です。コツは自分の気持ちは少し添える程度で、事の事実だけを伝えるのが良いです。

例えば、締め切り間近なのに終わりそうもない仕事を抱えていた場合

A

すいません、あと少しで終わると思うのですが他の急な仕事が入ってきた為に今はどうしても終わらなく、できればもう少し時間を…

とにかく長い、それで何がどうなるの?どれくらい遅れるの?理由はいいよ、言い訳にしか聞こえないよ。とこんな印象です。

B

大変申し訳ありません。締め切りを1日伸ばしてください。

他業務調整し今後は同じ事が無いよう心掛けます。

なんで遅れたんだろ?でも1日であれば問題ないよ。こんな印象ですね。

 

これは、私の部下からのメールの一部ですが、Aは言い訳の書きなぐりです。対してBはどれくらい遅れるのか明確ですよね。メールは最初に結論を書いた方が話が早いです。

Bの「他業務調整…」の文章は気持ちを添えているだけです。今後何が起こるかわからないので絶対では無いですが、気持ちは受け止められます。

簡素ではありますがハッキリとしているBのメールの方が私は好きですね。Aのメールは読むのに疲れます。大丈夫か?と不安にも思います。

 

その後、両方の社員と対面で会話をしました、仕事が遅れる理由は同じですが、先を見通して仕事をしているのはBです。簡素なメールを出す為には仕事の規模感やスケジュールも把握している事も重要です。

 

リアクションの導線を

定型文書で送られても印象も残らないどころか、読む気さえ起きません。綺麗な文章で当たり障りない言葉で丁寧に書く、そんな事に気を使うよりも、何を伝えどんなリアクションを取ってもらうかに重点をおきましょう。

 

例えば、商談で1時間だけ話を聞いてもらいたい場合どんなメールが心を打ちますでしょうか。これは実際に私が受け取った2つのメールの内容でAとBのパターンです。細かいところは端折ってますが概ねの内容です。

A

お世話になります。先日弊社の展示会で発表させて頂きましたA商品につきまして、是非御社にもご紹介させて頂きたくお時間頂ければとご連絡させて頂きました。

目的は「話を聞いて欲しい」

B

お世話になります。先日発表した商品について御社の開発部では絶対役に立つと確信しております、1時間だけでもお時間を頂けませんでしょうか。

目的は「商品を使って欲しい」

 

注目すべきはBも話を聞くことから始まりますが目的がその先にあることです。メールを受けるこちらとしても話を聞くだけに時間を費やしたくはないのが本音です。

当然ながらAも商談ですから、商品を使って欲しい気持ちはあるのは理解できますが、どちらが魅力的なメールかと聞かれれば私の好みはBです。

 

私に何を期待しているのか明確なメールほど時間も取らせずに、結論も早くなります。

 

Aのメールには、残念ながら時間は取れない旨を返信してます。商品紹介ならばサイト閲覧をして商品の案内を見れば一目瞭然です。わざわざ会いに来る必要性を感じないからです。

考えさせるメールは疲れる

メールを返信するまでの動作はこんな感じでしょう。

①メール開く
②読む
③リアクションを考える
④返信する

 

大事なのは③リアクションを考える

ここで導線が引かれている事が大切です。
更にいうなら深く考えなくとも行動に移せる事であれば良いです。

メールの受け手は、次に取るべきリアクションを返信するだけです。
「話を聞きたいから、時間を都合つけます」
「どんなことで利益貢献できるのか詳しく教えて欲しい」

メールでは相手にいかにストレスなく返信を促せるかを考えて送りましょう。短文でも構いません、相手に取って欲しいリアクションを想定する文章が良いです。

何を期待してるの?何をやればいいの?とリアクションを考えさせるメールはストレスを産むだけです。

多少誤字があっても、署名がなくても内容に魅力があれば大丈夫です。

多くのメールを見ましょう

mail

新入社員教育で習うメールはこうなっているでしょうか。
当たり障りのない挨拶から始まり心に届く内容も乏しいはずです。
でもこれは仕方がない事です、最初は定型文章で送りつつ場数をこなして何度も失敗して積み重ねていくしかないです。

 

慣れるまではメールを無理にして出さずに先輩や上司のメールをチェックしてみてください。自分がメールを受けた場合取るべきリアクションはスムーズに出てくるのだろうかと考えてみてください。

 

内容がよくわからない場合は、何を求めているのですか?と聞くべきです。ここで先ほどのAのメールの様な単なる紹介だった場合、その先輩の営業成績を疑うべきです。

挨拶がてらのメールだとしたら、それは無駄だと思ってください。
そんなメールを受け取る方からしたら迷惑でしかありません。

 

一番の教育は先輩や上司のメールを参考にすることです。多くのメールを見ましょう、多くのダメ出しをしましょう、そして素晴らしいと感じたメールはどんどん真似をしましょう。

 

私の場合

私は過去の職歴や現在の仕事でも日に社外から50件程度、社内や関連企業からは100件程度のメールを受けますが、しっかり読み込むのはおそらく25%程度です。

更にリアクションがサッと取れるのはその内数件程度です。
100件あれば5件が正しく行動に移せる程度です。
この5件にあなたのメールが残る自信はありますか?

このメールはダメだな、と感じるメールは即削除します。記憶に残りません、というよりも記憶に残さないようにしてます。残しても一種のノイズにしかなりません。

そうなら為には相手の行動を想定して自信を持ってメールを送りましょう。

 

当然ながら失敗も多くあります、私が出すメールに対して不満や嫌悪感を与えてしまうことです。ただこれは好みの問題でどうしようもありません。

お互い無駄な時間を取らせなかったと前向きに考えてます。

 

まとめ

効果的なメール
  • メールは簡素に
  • 相手のリアクションの導線を考えて

 

メールは名刺に変わる自己紹介のツールと捉えてます。その人の考えや行動が見えてくるものです。効果的なメールを発信して良い仕事を推進してください。

 

それでは。