無駄な会議が多い理由と会議を減らす5つの方法

無駄な会議が多くて仕事にならない

 

 

会議が多い会社は体力知力共に消耗され生産性が乏しくなります。管理職で会議が多いのはある程度しょうがないですが、一般職で会議が多いのは組織として不安があります。

 

会議の為に残業して、会議の為に資料を作って、会議の為だけに働いて、いつ自分の仕事をするの?仕事の成果が上がりましたか?1週間を振り返ってみましょう。会議だけに消耗するのではなく実務をこなせるようにしましょう。

 

会議が多い理由

会議が多い理由
  1. 会議が仕事だと勘違いしてる
  2. 一人で決断出来ない社員が多い
  3. 会議の議題が薄い
  4. 単におしゃべりがしたいだけ

会議が仕事だと勘違いしている

「またすぐ会議だ、忙しい忙しい」って笑っている人がいます。
1日の半分以上を会議で費やしている人です。

なんでそんなに会議があるのかと不思議でしょうがないですが、そんな人は会議で忙しいことが幸せなんでしょう。ただし本当に忙しくしないといけないのは自分の業務です。

 

会議で忙しいことを、自分は多忙なサラリーマンだと勘違いしている人が多いです。アウトプットしてこそ仕事なのですが、協議や情報共有ばかりに時間を費やしてもしょうがないです。

会議ももちろん大事な仕事ですが、もっと重要な仕事があるはずです。その仕事をまっとうできるように時間配分を考えた方が良いです。

一人で決断出来ない社員が多い

会議で何かを決定することが多いですが、そんなこと自分で判断した方が良いよという案件の会議も多いです。

「さて、この件ですがどうしましょうか」で始まる会議の面倒なこと。アイデアを出すのに大勢人を呼んでもしょうがないです。

 

いくつかのアイデアは出しておいてそれに意見やアドバイスするならともかく、考えるところから始めるのは勘弁して欲しいです。

 

そもそも、その案件は担当者が単独で決めて進めても問題ないことが多いです。一人で決めて実行する力をつけましょう
実行するのに不安だったら上司に相談するだけで良いです。5分で指示を出します。

会議や打合せばかりを行なっていると決断力が乏しくなります。何かにつけて誰かのコメントがないと実行できない、背中を押す人をいつも求めていると単独で決断しないといけない場面でかなり苦労します。そうならない様にしましょう。

会議の議題が薄い

定期開催の会議ではネタがないのに開催されることが多いです。またメール連絡でも十分な内容をわざわざ会議で連絡する人もいます。
それだけの為に大量の資料を作成する時間と、それを読ませる為に人の時間を奪うってすごいなと思います。

 

これに付き合わされる社員はたまったものではありません。議題がなくても定期だからといって開催される会議ほど無意味なものはありません。

 

単におしゃべりがしたいだけ

おしゃべりも少しであれば良いのですが、会議の半分をそれに費やされると会議へのモチベーションがかなり下がります。

進捗確認などの会議ではそうなりがちです。ベラベラと長時間おしゃべりが続きます。

一旦脱線するとなかなか本題に戻れなくなります。おしゃべりがしたいだけの社員は居心地の良さから、またこのような会議を開催します。会議が減らない理由です。

>>職場ではあまり話さない理由

解決策

会議が多い

会議を減らす5つの方法
  1. 多くの人に伝えたいだけの会議はメールで
  2. 出来るだけ短時間で終了させる
  3. 資料は簡素に
  4. 会議の多さを忙しいと勘違いしない
  5. 会社の悪しき風習は変える

多くの人に伝えたいだけの会議はメールで

自分のアイデアなり仕事の進捗などを個別で説明すると時間がかかるので会議にするのは正しいのですが、もう一歩踏み込んでメール配信だけにしましょう。

なぜなら、そんな会議では意見はあまり出ないです。だったら資料をメールして意見がある場合は返信をもらうだけで効率的になります。

誰も見てくれないと心配しがちですが、メールすら見ない人とはビジネスの関係を築けないです。気にすることないです。

質問が多く来るようだったら会議開催を計画するようにしましょう。
これだけでみんなの時間を無駄にはしません。

出来るだけ短時間で終了させる

どうしても会議開催するのであれば最初に終了時間を告げましょう
無駄な話をする時間はないことを先にインプットしておくのです。

会議を1時間で計画するとギリギリまで会議をしがちです。1時間ではなく30分にしてみましょう。おそらく結果はそんなに大差ないです。

 

会議が長くなる理由は、その会議で答えを出そうとするからです。会議は答え合わせの場にしてください。答えを考えるのは自席で自分一人で考えてください。

資料は簡潔に

会議用の資料に2、3日かかけて会議の後に議事録を作成して、また次の会議の資料を作成するサイクルに入ると何をやっているのかよくわかりません。お絵かきに時間を費やすのはやめましょう。

 

ここで議論の答えを出したいのならシンプルでも良いです。

上長や経営に対する資料であれば作り込みも必要でしょうが、同じ組織内での会議で作り込みの資料にはうんざりします。更にそれが分かりずらかったら目も当てられません。

 

シンプルでも問題ありません、中途半端に作るくらいなら箇所書きのメモ程度でも問題ありません。
資料の良さを競うのではなく議論の方に力を注ぎましょう。

会議の多さを忙しいと勘違いしない

多くのプロジェクトに関わると会議は多くなります。それで仕事が満足にできてますか?本当に仕事に集中したいのでしたら多くの仕事に関わるべきではないです。

 

会議の多さだけで充実感を感じないようにしましょう。むしろ思考しアウトプットすることの方に充実感を得ましょう。

会議が多いから成果を出せている訳ではないです。そのことに早めに気づきましょう。
自分にとって無駄だと感じる会議は欠席する勇気を持ってください。

 

他の仕事で手が空かないと正直に伝えて、今やらないといけない仕事だけに集中してください。そうしないといつまで経っても満足な仕事はできません。

>>仕事を断れない人が仕事を断るたった1つの方法

会社の悪しき風習は変える

どうしても会議の回数は会社の特色が出ます。
多くやれば情報が共有されますが、自分の仕事を行う時間がなくなります。少ないと情報が行き届かず知らないことも多くなります。

しかしわざわざ会議では無くメールやネットミーティングなどを駆使すれば情報伝達は可能です。そういったツールを使わずにいたらいずれ時代に取り残されます。

会議開催が多い会社だったら少なくする努力を組織としてやってみましょう。本当に価値のある会議とは何なのか考える時間を作ってみましょう。あとはキャッチアンドエラーで試行錯誤すれば良いだけです。

 

月曜日の予定確認、水曜日のグループ会議、金曜日の進捗会議。こんな会議が本当に必要ですか?資料にコメント入力してそれを上司がフォローするだけも成り立ちますよね。

 

会議開催の時間についても検討しましょう。みんなが体力を消耗しきっている夕方定時近くや定時後にじっくり考える会議やボリュームの大きな会議は非効率的です。

Q.会議室がその時間しか空いてません。どうしたらいいですか?
A.違う日にしましょう。
目的は会議を開催することでは無く、何らかの解決を導き出す為です。仮に定時後の残業時間になるなら始業前の残業時間を狙うべきです。定時後にアイデアが出るとは思ないです。脳がフレッシュな午前中を狙うべきです。会議を開催することだけが目的でしたらすぐにやめるべきです。

会議の多さが昔からある会社の悪しき風習だと感じたら変えていく勇気を持ちましょう。

まとめ

会議を減らす5つの方法
  1. 多くの人に伝えたいだけの会議はメールで
  2. 出来るだけ短時間で終了させる
  3. 資料は簡素に
  4. 会議の多さを忙しいと勘違いしない
  5. 会社の悪しき風習は変える

最近はテレワークが盛んに行われてますが、自宅で会議に参加しているといかに無駄な内容だろうと考えることもあると思います。

そしてほとんどの人が会議そっちのけで自分の仕事をしているはずです。

そんな会議はなくしても問題ない証拠ですよね。時間を無駄にせず成果を出す為に、必要な会議の取捨選択を正しく行いましょう。

それでは